2 pendekatan yang dapat digunakan untuk menerangkan sistem, yaitu dengan pendekatan seperti berikut:
A. Prosedur
B. Komponen/Elemen
2 pendekatan yang digunakan dalam sistem informasi, berikut penjelasannaya.
A. Prosedur
Adalah “rangkaian operasi klerikal (tulis menulis), yang melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen yang digunakan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi”.
Urutan kegiatan untuk menjelaskan What,Who,When dan How.
SISTEM : adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.
Prosedur artinya langkah-langkah / step-step / urutan kegiatan.
Urut-urutan kegiatan digunakan untuk menjelaskan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Misalnya prosedur membuat Kopi
1. Memasak air
2. Masukkan gula kedalam gelas
3. Tuang air panas kedalam gelas
4. Aduk kopi didalam gelas
Tujuannya : membuat kopi
Apa : membuat kopi
Siapa : seseorang
Kapan : hari minggu jam 11
Bagaimana : langkah-langkahnya
B. Komponen/Elemen
Yaitu “kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu”
Suatu sistem dapat terdiri dari beberapa sub sistem, dan subsistem tersebut dapat pula terdiri dari beberapa sub-sub sistem yang lebih kecil.
Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikian sistem sebagai berikut:
Sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang dapat diterima.
Contoh : Sistem Informasi Akuntasi dapat terdiri dari beberapa sub system, yaitu :
- Sub system akuntasi penjualan
- Sub system akuntasi pembelian
- Sub system akuntasi penggajian
- Sub system akuntasi akuntasi biaya
Dalam merencanakan suatu system, analis dan perancangan system harus mengerti dahulu komponen-komponen atau elemen-elemen atau sub system – sub system dari system tersebut.
Contoh dalam kehidupan sehari-hari :
Sistem Anggota Tubuh Manusia
Terdiri dari berapa komponen / elemen yaitu :
1. Kepala
2. Tangan
3. Kaki
4. dlll
Masing-masing komponen / elemen mempunyai sub system, ambil contoh : tangan mempunyai jari, kepala mempunyai mata, telinga, hidung, mulut.
Masing-masing komponen / elemen saling beriteraksi sehingga membentuk sebuah gerakan yang di perintahkan oleh otak.
SISTEM : MEMINDAHKAN BARANG
Rangsangan Otak => tangan bergerak memegang barang => tangan meletakkan barang => barang tersebut dipindahkan
KARAKTERISTIK SISTEM
Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu. Ada 8 karakteristik sistem, yaitu:
1.1 Komponen Sistem
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi .
Artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan.
Komponen / elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagaian-bagaian dari sistem.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system.
Misalnya : hubungan antara industri dan perusahaan
Suatu perusahaan dapat disebut suatu sistem dan industri sebagai suatu sistem yang lebih besar yang disebut supra sistem.
Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem maka maka perusahaan dapat dipandang sebagai sub sistem.
1.2 Batasan Sistem
Batasan sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.
Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan dan batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut batas sistem biasanya ditunjukkan dari nama sistem itu sendiri, misal sistem pendidikan maka batasnya adalah penyelenggara-an pendidikan.
1.3 Lingkungan Luar Sistem
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
Dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga merugikan.
sistem yang mempengaruhi operasi sistem secara langsung maupun tidak langsung, lingkungan luar dapat bersifat menguntungkan dan merugikan, ada yang berbentuk sistem maupun non sistem.
Lingkungan luar yang menguntungkan dari sistem dan harus dipelihara, kalau merugikan harus ditahan dan dikendalikan. Jadi kalau tidak ditahan akan merugikan / menggangu kelangsungan sistem
Misalnya :
Menguntungkan => menghasilkan data dan informasi yang dibutuhkan dalam perusahaan
Merugikan => sistem bisa di hacking / dibajak oleh orang yang tidak berhak menggunakan sistem, sehingga data2 perusahaan dapat di baca dan diganti. Hal ini akan merugikan perusahaan sehinga harus di kendalikan / di eliminir.
1.4 Penghubung Sistem
Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.
Melalui penghubung (interface) ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu sub sistem ke subsistem lainnya.
Keluaran (output) dari satu sub sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub sistem lainnya dengan melalui penghubung., sehingga penghubung ini berperan untuk mengintegrasikan subsistem-subsistem menjadi satu kesatuan.
sarana tersebut bisa berupa kurir, memo, intercom, telepon dsb.
1.5 Masukan Sistem
Masukan ( Input ) adalah energi yang dimasukan kedalam sistem.
Masukan input dapat berupa :
- Masukan Perawatan (Maintenance input)
Maintenance Input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi
- Masukan Sinyal (Signal Input)
Signal Input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.
Contoh:
Didalam sistem komputer, program adalah maintenace input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer.
Data adalah signal input untuk diolah menjadi informasi.
1.6 Keluaran Sistem
Keluaran ( Output ) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklafikasikan menjadi keluaran yang berguna.
Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem.
misal pada sistem komputer, informasi merupakan keluaran yang dibutuhkan sedangkan informasi usang / yang menyesatkan / yang mengakibatkan banyak masalah merupakan sisa pembuangan
1.7 Pengolah Sistem
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran.
Contoh :
Sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan lain yang menjadi keluaran berupa hasil jadi.
Sistem akuntasi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
1.8 Sasaran Sistem
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). . dan bila suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya.
Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem.
Sistem akan dikatakan berhasil jika mengenai sasaran dan tujuannya.
Goal atau Tujuan => biasanya dihubungkan dalam ruang lingkup yang lebih luas
Sasaran atau Objective => biasanya dihubungkan dalam ruang lingkup yang lebih sempit
Contoh : Bila sistem merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis maka istilah goal lebih tepat diterapkan.
Untuk sistem akuntasi atau sistem-sistem yang lain yang merupakan bagian dari sistem bisnis, maka istilah objective (sasaran) lebih tepat
KLASIFIKASI SISTEM
Secara garis besar sistem di klasifikasi dari 4 sudut pandang, yatu:
1.1 Sistem Abstrak dan Sistem Fisik
Sistem Abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide – ide yang tidak tampak secara fisik.
Misalnya : hubungan antara manusia dengan Tuhan.
Hubungan manusia dan tuhan atau sistem teologi yaitu sistem pemikiran antara tuhan dan manusia
Sistem Fisik adalah sistem yang dirancang secara fisik, Misalnya : Sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi
Sistem yang diracang secara fisik ada (nyata/kelihatan) dan berbentuk
1.2 Sistem Alamiah dan Sistem buatan Manusia
Sistem Alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia, Misalnya : Sistem perputaran bumi, sistem galaksi
Jadi intinya sistem alamiah itu sistem yang tercipta melalui proses yang alami dan tidak dibuat oleh manusia
Sistem Buatan Manusia adalah interaksi yang melibatkan manusia dengan mesin, misal Sistem Komputer, sistem audio visual
Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia.
Sebagai contoh interaksi manusia dengan mesin adalah sistem informasi, karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
1.3 Sistem Tertentu (deterministik) dan Sistem Tidak Tertentu (probabilistik)
Sistem Tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Misalnya: Sistem Komputer.
Interaksi diantara bagaian-bagaiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan.
Contoh: sistem komputer dimana tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan tingkat laku program yang dijalankan
Sistem Tidak Tertentu adalah sistem yang kondisi yang masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
Misalnya: sistem pemilu, sistem pemerintahan
1.4 Sistem tertutup dan sistem terbuka
Sistem Tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya .
Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan dari pihak luarnya
contoh: sistem robotic; sistem arloji; ATM system,
Contoh : mesin transmisi BTS (Base Transmited System) dimana ketika kita mengirimkan sms bts akan segera memforward sesuai dengan nomor telepon yang kita tuju
Sistem Terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
Artinya: sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sub sistem lainnya.
Jadi disini karena sistem ini sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya maka suatu sistem harus mempunyai suatu sistem pengendalian yang baik.
Contoh : sistem perdagangan
DAUR HIDUP SISTEM
1. 1. Mengenali Adanya Kebutuhan Sebelum segala sesuatunya terjadi, timbulnya suatu kebutuhan atau problem harus dapat dikenali sebagai mana adanya. Dalam menganalis sesuatu, diawali dengan kebutuhan-kebutuhan apa saja yang dibutuhkan untuk mencapai suatu tujuan. Misalnya: Ingin membangun sistem inventory di sebuat super market: Kebutuhan dasarnya adalah:
-Sistem harus bisa menangani penjualan dengan barcode artinya tidak manual (tidak ditulis pakai nota)
-Sistem harus bisa menangani rekap penjualan dalam sehari. Jadi dalam sehari total pemasukan yang diterima adalah sekian rupiah - Sistem harus bisa menangani stok barang. Artinya ketika barang sudah hampir habis maka sistem akan memberikan laporan bahwa barang X sudah hampir habis, sehingga harus order lagi ke suplier
1.2 Pembangunan Sistem
Suatu proses atau seperangkat prosedur yang harus diikuti untuk menganalisa kebutuhan yang timbul dan membangun suatu sistem untuk dapat memenuhi kebutuhan tersebut.
Dari kebutuhan-kebutan diatas maka tahap selanjutnya adalah membangun sistem berdasarkan kebutuhan. Jadi pembuatan sistem harus mengacu pada kebutuhan.
Ambil contoh: misalnya sistem harus bisa menganani penjualan dengan barcode maka sistem harus dirancang supaya barcode bisa terintegrasi (terbaca) oleh sistem
1.3 Pemasangan Sistem
Tahap ini merupakan peralihan dari tahap pembangunan menuju tahap operasional dan merupakan tahap yang paling penting.
Setelah sistem selesai dibangun maka tahap selanjutnya adalah implemetasi sistem.
Ambil contoh: untuk pembangunan di sistem inventory di supermarket, maka sistem di pasang / di isntalasi di komputer supermarket
1.4 Pengoperasian Sistem
Program – program komputer dan prosedur-prosedur pengoperasian yang membentuk suatu sistem Informasi, semuanya bersifat statis. Sedangkan organisasi yang ditunjang oleh sistem informasi tadi selalu mengalami perubahan-perubahan.
Untuk mengatasi perubahan-perubahan tersebut sistem harus diperbaiki atau diperbaharui.
Setelah sistem dipasang didalam komputer, dan digunakan, maka sesuai dengan perkembangan organisasi maka sistem harus terus di update sesuai dengan perkembangan dan kebutuhan organisisasi.
Misalnya sistem inventory supermarket: sistem tidak hanya melayani pembelian secara kontan saja, tapi juga melayani pembelian secara kredit, maka sistem harus bisa menyesuaian sesuai dengan kebutuhan organisasi / perusahaan
1.5 Sistem Menjadi Usang
Kadang–kadang perubahan yang terjadi begitu drastis, sehingga tidak dapat diatasi dengan melakukan perbaikan–perbaikan pada sistem yang berjalan. Tibalah saatnya dimana sistem yang tidak layak lagi untuk dioperasikan dan sistem yang baru perlu dibangun untuk menggantikannya.
Jadi terkadang sistem yang sudah dibangun sudah tidak lagi bisa menangani proses bisnis perusahaan yang kompleks, sehingga bukan hanya perbaikan sistem tapi juga pembangunanan sistem.
Misalnya : Dalam sistem invetory supermarket
Jadi didalam perusahan terjadi perubahan kebijakan dalam sistem penjualnnya, artinya sistem penjualan sudah tidak lagi secara langsung, tapi menggunakan fasilitas internet secara online, maka teknologi yang digunakan sudah tidak lagi menggunakan Teknologi client – server tapi sudah mengunakan teknologi web application.
